Jahreshauptversammlung in Pandemie - Zeiten

Liebe Mitglieder, 

das Vereinsrecht schreibt explizit vor, dass sämtliche Beschlüsse in einer Versammlung der Mitglieder zu fassen sind. So heißt es: „Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. [...]“ § 32, Abs. 2 BGB. Weiter heißt es im Gesetzestext: „Die Mitgliederversammlung ist in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert.“ § 36 BGB. Die Satzung des Vereins regelt explizit, dass die Mitgliederversammlung einmal im Jahr stattzufinden hat (vgl. § 12, Abs. 1). Darin wird ebenfalls explizit geregelt, dass u.a. Haushaltsplan, Mitgliedsbeitrag und die Entlastung des Vorstands in diesem Gremium zu ratifizieren sind.

Aufgrund der anhaltenden COVID – 19 Pandemie ist es allerdings nicht möglich die Jahreshauptversammlung in der Form auszurichten, wie es in der Vergangenheit praktiziert wurde. Der Gesetzgeber hat für Vereine die Rechtsvorschriften (vgl. GesRGenRCOVMVV) entsprechend angepasst, sodass flexiblere Abstimmverfahren nun rechtssicher möglich sind. Dem wollen wir nachkommen und Euch Mitglieder dezentral in Briefform über in der Satzung verankerten mitbestimmungspflichtigen Aspekte abstimmen lassen. Rechtssicherheit ist durch den Artikel 2 (Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht) des GesRGenRCOVMVV gegeben:

(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen,

1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder 
2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.

(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

Demnach werden die relevanten Beschlussvorlagen mit den benötigten Anlagen (Entwurf Haushaltsplan, Entwurf Finanzplan, Entwurf Arbeitsplan, Rechenschaftsbericht, Kassenprüfbericht inkl. Empfehlung der Kassenprüfer zur Entlastung des Vorstands, sowie notwendige Beschlussvorlagen) in Briefform an Euch Mitglieder verschickt. Wir folgen demnach dem Prinzip des „Sternverfahrens“, das einen asynchronen und dezentrale Rücklauf verfolgt (im Gegensatz zum sogenannten „Umlaufverfahren“). Für eine Beschlussfassung ist die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (> 50 %) ausreichend.

Ihr als Mitglieder habt schließlich nach Erhalt des Briefes 3 - 4 Wochen Zeit, um die Unterlagen an den Vorstand zurückzuschicken. Ein entsprechender frankierter Umschlag wird dem Brief beigefügt, sodass für Euch keine Kosten entstehen.

Zum konkreten Zeitplan: 

• Bis Ende KW 10 erhaltet ihr die Briefe und Beschlussvorlagen
• Bis Ende KW 13 sind die Briefe an uns zurückzuschicken

Es ist von höchster Relevanz, dass Ihr als Mitglieder uns in diesem Verfahren unterstützt und eine fristgerechte Rückmeldung sicherstellt. Wir sind uns bewusst, dass dies nur eine Ausnahme der Mitgliederbeteiligung sein kann, allerdings benötigen wir Rechtssicherheit für die Arbeit im Verein, auch in Pandemiezeiten. 

Wir danken Euch für Eure Unterstützung und wünschen allzeit alles Gute und bleibt gesund. 

Beste Grüße,

Niklas Henschke 

stellv. Vorsitzender 

/nh.